Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

1. Μέρη και ρόλοι

• Υπεύθυνος επεξεργασίας: ο διοργανωτής που δημιουργεί επαγγελματική εκδήλωση ή εκδρομή — επιχείρηση ή άλλος φορέας, ή οποιοσδήποτε ενεργεί στο πλαίσιο εμπορικής, επιχειρηματικής ή επαγγελματικής δραστηριότητας, μεταξύ άλλων κάθε μεταπωλητής και κάθε διοργανωτής που αγοράζει με τιμολόγιο — και αποφασίζει ποιους προσκαλεί και τι γίνεται με το υλικό της.
• Εκτελών την επεξεργασία: Deep Blue Solutions, ΑΦΜ 137325470, Ελλάδα («εμείς»).
• Όταν ένας μεταπωλητής διαχειρίζεται εκδήλωση ή εκδρομή για πελάτη του, η Σύμβαση ισχύει μεταξύ του μεταπωλητή και εμάς· ο μεταπωλητής εξασφαλίζει ότι η συμφωνία του με τον πελάτη του επιτρέπει την επεξεργασία που περιγράφεται εδώ.
• Η Σύμβαση δεν εφαρμόζεται στις ιδιωτικές εκδηλώσεις που δημιουργεί ιδιώτης για προσωπική ή οικογενειακή περίσταση. Για το υλικό τους υπεύθυνοι επεξεργασίας είμαστε εμείς, όπως περιγράφει η Πολιτική απορρήτου.

2. Στοιχεία της επεξεργασίας (άρθρο 28 παρ. 3 ΓΚΠΔ)

• Αντικείμενο: συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και παράδοση του υλικού της εκδήλωσης ή εκδρομής του υπευθύνου επεξεργασίας.
• Διάρκεια: από το πρώτο ανέβασμα έως την ημερομηνία διαγραφής της γκαλερί ή την προγενέστερη διαγραφή της από τον υπεύθυνο επεξεργασίας.
• Φύση και σκοπός: παραλαβή των αρχείων· συμπίεση και μετατροπή τους· αφαίρεση δεδομένων τοποθεσίας και συσκευής· αποθήκευση των επεξεργασμένων αντιγράφων· προβολή τους σε όσους έχουν δικαίωμα πρόσβασης· δημιουργία αρχείων λήψης.
• Είδη προσωπικών δεδομένων: εικόνες, βίντεο και ηχογραφήσεις των συμμετεχόντων, τα ονόματα και οι λεζάντες που επιλέγουν όσοι ανεβάζουν, οι ώρες ανεβάσματος και τα ψευδωνυμοποιημένα αναγνωριστικά καλεσμένων που περιγράφει η Πολιτική απορρήτου.
• Υποκείμενα των δεδομένων: οι καλεσμένοι και τα μέλη εκδρομής που ανεβάζουν υλικό και τα πρόσωπα που εικονίζονται σε αυτό — μεταξύ των οποίων ενδέχεται να υπάρχουν παιδιά.
• Ειδικές κατηγορίες δεδομένων: η Υπηρεσία δεν προορίζεται γι’ αυτές· οι εικόνες μπορεί παρεμπιπτόντως να αποκαλύπτουν τέτοιες πληροφορίες, κάτι που εκτιμά ο υπεύθυνος επεξεργασίας.

3. Οι υποχρεώσεις μας

• Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του υπευθύνου επεξεργασίας — των Όρων, της παρούσας Σύμβασης και των ρυθμίσεων που επιλέγει στην εκδήλωση — εκτός αν το ενωσιακό ή το ελληνικό δίκαιο επιβάλλει διαφορετικά, οπότε τον ενημερώνουμε, εκτός αν ο νόμος το απαγορεύει.
• Ενημερώνουμε αμέσως τον υπεύθυνο επεξεργασίας αν, κατά τη γνώμη μας, μια εντολή του παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλες ενωσιακές ή ελληνικές διατάξεις για την προστασία των δεδομένων (άρθρο 28 παρ. 3 τελευταίο εδάφιο ΓΚΠΔ). Μπορούμε να αναστείλουμε την εκτέλεση της εντολής αυτής μέχρι ο υπεύθυνος επεξεργασίας να την επιβεβαιώσει ή να την τροποποιήσει.
• Όσοι έχουν εξουσιοδότηση να επεξεργάζονται τα δεδομένα δεσμεύονται με υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
• Εφαρμόζουμε τα μέτρα ασφαλείας της ενότητας 7.
• Χρησιμοποιούμε υπεργολάβους επεξεργασίας μόνο όπως επιτρέπει η ενότητα 5.
• Βοηθάμε τον υπεύθυνο επεξεργασίας να απαντά στα αιτήματα των υποκειμένων και να εκπληρώνει τις υποχρεώσεις των άρθρων 32 έως 36 ΓΚΠΔ, λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που διαθέτουμε.
• Με τη λήξη της υπηρεσίας διαγράφουμε τα δεδομένα, όπως περιγράφει η ενότητα 10.
• Θέτουμε στη διάθεσή του τις πληροφορίες που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με το άρθρο 28 και επιτρέπουμε ελέγχους όπως ορίζει η ενότητα 9.

4. Οι υποχρεώσεις του υπευθύνου επεξεργασίας

• Να διαθέτει νόμιμη βάση για την επεξεργασία και να αποφασίζει ποιους προσκαλεί στην εκδήλωση.
• Να ενημερώνει τους καλεσμένους και τα μέλη. Πριν από το πρώτο ανέβασμα δείχνουμε σε κάθε καλεσμένο ενημέρωση για την προστασία των δεδομένων του· ο υπεύθυνος επεξεργασίας παραμένει υπεύθυνος για την επαρκή ενημέρωσή τους.
• Να εξασφαλίζει, όπου απαιτείται, τη συναίνεση των προσώπων που εικονίζονται και, για ανηλίκους, τη συναίνεση των γονέων ή κηδεμόνων τους.
• Να κατεβάσει το υλικό που θέλει να κρατήσει πριν από την ημερομηνία διαγραφής.

5. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας παρέχει γενική άδεια για τους υπεργολάβους που αναφέρονται στη σελίδα Εκτελούντες την επεξεργασία. Δεσμεύουμε συμβατικά τον καθένα με υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων όχι λιγότερο αυστηρές από την παρούσα Σύμβαση και παραμένουμε υπεύθυνοι απέναντι στον υπεύθυνο επεξεργασίας για την εκτέλεσή τους.

Ανακοινώνουμε κάθε προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα, στη σελίδα αυτή και με email στους κατόχους λογαριασμού. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να αντιταχθεί για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων· αν δεν μπορούμε να ικανοποιήσουμε την αντίρρησή του, μπορεί να σταματήσει να χρησιμοποιεί την Υπηρεσία και να διαγράψει την εκδήλωση.

6. Διεθνείς διαβιβάσεις

Το υλικό των εκδηλώσεων αποθηκεύεται μέσα στην ΕΕ. Όπου υπεργολάβος εγκατεστημένος εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου ενδέχεται να έχει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα, η διαβίβαση καλύπτεται από απόφαση επάρκειας (όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ) ή από τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

7. Μέτρα ασφαλείας (άρθρο 32 ΓΚΠΔ)

• κρυπτογράφηση όλων των συνδέσεων (HTTPS / TLS)·
• ιδιωτική αποθήκευση του υλικού, που το βλέπουν μόνο όσοι έχουν δικαίωμα·
• αφαίρεση δεδομένων τοποθεσίας και συσκευής κατά την επεξεργασία και διαγραφή του αρχικού αρχείου μόλις αυτή ολοκληρωθεί·
• διαχωρισμός των καλεσμένων: κάθε καλεσμένος βλέπει και διαχειρίζεται μόνο τα δικά του αρχεία·
• πρόσβαση στα παραγωγικά συστήματα μόνο για όσους λειτουργούν την Υπηρεσία, με διαπιστευτήρια που φυλάσσονται ως διαχειριζόμενα μυστικά·
• συνεχής συντήρηση και επανεξέταση των μέτρων αυτών.

Δεν τηρούμε αντίγραφα ασφαλείας του υλικού των εκδηλώσεων. Πρόκειται για συνειδητή επιλογή ελαχιστοποίησης δεδομένων, την οποία ο υπεύθυνος επεξεργασίας αποδέχεται χρησιμοποιώντας την Υπηρεσία.

8. Αιτήματα υποκειμένων και παραβιάσεις δεδομένων

Αν κάποιο υποκείμενο επικοινωνήσει μαζί μας για το υλικό μιας εκδήλωσης, διαβιβάζουμε το αίτημα στον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Οι καλεσμένοι και τα μέλη μπορούν να διαγράφουν μόνοι τους τα δικά τους αρχεία, και ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να διαγράψει οποιοδήποτε αρχείο.

Ενημερώνουμε τον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και πάντως εντός 48 ωρών αφότου λάβουμε γνώση παραβίασης δεδομένων που αφορά τα δεδομένα του, με email στη διεύθυνση του λογαριασμού του. Η ενημέρωση περιγράφει, στον βαθμό που είναι γνωστά τη στιγμή εκείνη, τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των προσώπων και των εγγραφών που αφορά, τις πιθανές συνέπειές της και τα μέτρα που λήφθηκαν ή προτείνονται· τα υπόλοιπα τα παρέχουμε μόλις είναι διαθέσιμα, ώστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας να μπορεί να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις των άρθρων 33 και 34 ΓΚΠΔ.

9. Πληροφορίες και έλεγχοι

Κατόπιν αιτήματος παρέχουμε τις πληροφορίες που απαιτούνται για να αποδειχθεί η συμμόρφωση με την παρούσα Σύμβαση: γραπτές απαντήσεις στις ερωτήσεις του υπευθύνου επεξεργασίας, περιγραφή των μέτρων ασφαλείας μας και τυχόν σχετικές πιστοποιήσεις ή εκθέσεις ελέγχου των υπεργολάβων μας. Ο έλεγχος διενεργείται κατά πρώτο λόγο μέσω των πληροφοριών αυτών.

Αν οι πληροφορίες αυτές δεν επαρκούν για να αποδειχθεί η συμμόρφωση ή αν το απαιτεί εποπτική αρχή, ο υπεύθυνος επεξεργασίας, ή ελεγκτής δεσμευμένος με εμπιστευτικότητα που δεν είναι ανταγωνιστής μας, μπορεί να διενεργήσει επιτόπιο έλεγχο, με γραπτή ειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα, κατά τις εργάσιμες ώρες, με δικά του έξοδα, όχι συχνότερα από μία φορά τον χρόνο εκτός αν το δικαιολογεί παραβίαση, και χωρίς να θίγεται η ασφάλεια ή τα δεδομένα άλλων πελατών.

10. Επιστροφή και διαγραφή

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει πίσω τα δεδομένα κατεβάζοντας τη γκαλερί οποτεδήποτε έως την ημερομηνία διαγραφής. Την ημερομηνία διαγραφής — ή νωρίτερα, όταν ο υπεύθυνος επεξεργασίας διαγράφει την εκδήλωση — διαγράφουμε όλο το υλικό και κάθε αντίγραφό του, εκτός αν το ενωσιακό ή το ελληνικό δίκαιο μάς υποχρεώνει να το διατηρήσουμε. Επειδή δεν υπάρχουν αντίγραφα ασφαλείας του υλικού, μετά τη διαγραφή δεν απομένει τίποτα από αυτό. Τα ονόματα και οι λεζάντες διαγράφονται οριστικά μέσα σε 6 ημέρες από τη διαγραφή.

11. Ευθύνη, υπερίσχυση και εφαρμοστέο δίκαιο

Η ευθύνη κάθε μέρους από την παρούσα Σύμβαση υπόκειται στους όρους ευθύνης για τους επαγγελματίες πελάτες των Όρων χρήσης, ενότητα 16, στον βαθμό που το επιτρέπει ο ΓΚΠΔ. Σε θέματα προστασίας δεδομένων η Σύμβαση υπερισχύει των Όρων. Διέπεται από το ελληνικό δίκαιο και αρμόδια είναι τα δικαστήρια της Θεσσαλονίκης, με την επιφύλαξη των δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων.

Για αντίγραφο της Σύμβασης υπογεγραμμένο και από εμάς, γράψτε μας στο privacy@lifememories.gr.